スマホで音声を録って、AIで文字起こし→構造化。3つの用途（マニュアル / プチ議事録 / 会議議事録）それぞれに最適化したプロンプトを使い分けます。
同じ「音声→AI」でも、ゴールが違えば必要な出力構造も違います。本AIアシストでは、3つの用途それぞれに最適化したプロンプトを用意。あなたが「何を作りたいか」で選ぶだけ。
ベテランの作業説明を、新人向けマニュアルに。「やること」と「なぜそうするのか」をセットで構造化。
現場の立ち話・朝礼・5分ミーティングから、要点・決定事項・ToDoだけを抽出。シンプル＆スピード重視。
正式な会議から、議題ごとに「討議内容→決定事項→課題→次アクション」を網羅的に構造化。
音声を録ってから完成品が出てくるまで、共通の4ステップで進みます。文字起こしのツールと構造化AIだけを用途に合わせて選ぶイメージです。
スマホの録音アプリ、ICレコーダー、Zoomの録画機能など、手元にあるもので十分です。
マニュアル：ベテランに作業説明をしてもらいながら録音 ／ プチ議事録：朝礼や現場での打ち合わせを録音 ／ 会議議事録：会議をZoom録画もしくはICレコーダーで録音
音声ファイル（mp3/m4a/wavなど）をAIにアップロードして文字起こし。短い音声ならGemini、長い音声や複数ファイルならNotebookLMが便利です。
Gemini：「+」→「ファイルをアップロード」→「添付資料を文字起こしして」 ／ NotebookLM：「新規作成」→「ソースをアップロード」→自動で文字起こし
⚡ ワンクリックで本文だけコピー：NotebookLMの文字起こしは、専用のChrome拡張「NotebookLM Source Copier」を使うと、ソースガイドやファイル名を除外して本文だけを1クリックで取り出せます。STEP3への受け渡しがぐっとラクに。→ 拡張機能を入れる
文字起こしされたテキストを、用途別プロンプト（マニュアル / プチ議事録 / 会議議事録）と一緒にAIに渡します。Claude / ChatGPT / Geminiから好きなAIを選択。
プロンプトの構造：役割定義（あなたは◯◯担当者です）→ 元データ（文字起こし）→ 出力構成案 → 制約条件（命令形で、箇条書きで、など）。AIが指定構造に沿って整形してくれます。
完成した文書はGoogleドキュメントへエクスポートでき、必要ならWord形式にも変換可能。改訂履歴を残しながら社内で運用していきます。
Gemini Canvas：「作成」ボタン→「Googleドキュメントにエクスポート」 ／ Claude：マークダウン出力→コピペでDoc/Wordへ ／ ChatGPT：Markdownテーブルをそのまま貼り付け
クライアント企業の音声には、取引先名・人事情報・原価データなど機密が含まれます。2026年5月時点で「個人版でも学習データに使われない」と明示しているのはNotebookLMだけ。他のAIは設定でオプトアウトが必要、または法人版が必要です。
| ツール | 学習利用（デフォルト） | 履歴保存 | 機密対応 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| NotebookLM 個人/Plus/Workspace | 使われない | あり | ◎ | 個人版でも学習に使われない設計。機密含む音声の第一選択。 |
| Gemini for Workspace 契約者 | 使われない | あり | ◎ | Workspace契約があれば最強。Canvas→Doc出力が一本で完結。 |
| Gemini個人版 無料/Advanced | 活動オフ必須 | 活動オン時のみ | △ | 「Keep Activity」をオフにすれば学習されないが、履歴も72hで消失。 |
| Claude for Work Team/Ent/API | 使われない | あり | ◎ | 法人案件で機密度が高い場合の安心オプション。 |
| Claude個人版 Pro/Free | opt-out必須 | あり | △ | 2025年9月から学習デフォルトONに変更。設定でオフ必須。 |
| ChatGPT個人版 Plus/Free | opt-out必須 | あり | △ | 「Data Controls」で「Improve the model」をオフに。 |
| Notta / PLAUD 専用ツール | プラン次第 | あり | ○ | 話者分離・タイムスタンプに強み。プライバシー規約は契約前に確認。 |
「マニュアル作成」を例に、AIとのやりとりがどう進むかを見てみましょう。プロンプトをコピペして、文字起こし結果と一緒に渡すだけです。
3つの用途それぞれで、最終的に得られる文書の形式とサンプルです。すべてWord/Googleドキュメントに貼り付けて運用できます。
このマニュアルは、新入社員の皆さんが溶接作業の基本的な手順と、特に重要な「歪み（ひずみ）」や「仮止め」の考え方を理解するために作成しました。
溶接作業で最も重要な考え方は、「いきなり本溶接をしない」ということです。必ず「仮止め」から始めましょう。
なぜ仮止めが重要なのか？金属は熱を加えると必ず歪みが発生します。最初から頑丈に溶接してしまうと、後からこの歪みを修正するのが非常に困難になります。
・ステップ1：側面の整形と仮止め溶接 ／ ・ステップ2：底面四隅の整形と仮止め ／ ・ステップ3：本溶接（強めに）／ ・ステップ4：仕上げ（軽めに叩いて整形）
・昨日の不良品3件は、すべて素材ロット#A12由来。先方に連絡済み ／ ・段取替時間が目標15分に対し平均23分。改善活動を再開する ／ ・金曜の品質会議で発表する資料、佐藤が今週中にドラフト
・素材ロット#A12は使用停止。代替ロット#A14に切替 ／ ・段取替の動画撮影を今週中に実施（鈴木が録画担当）
| 担当 | 内容 | 期限 |
|---|---|---|
| 佐藤 | 品質会議資料ドラフト | 1/19(金) |
| 鈴木 | 段取替の動画撮影 | 今週中 |
| 田中 | 素材ロット切替を生産管理に連絡 | 本日中 |
背景／現状：不良率は前期比+0.3pt（1.2%→1.5%）と悪化。主因は新規取引先からの素材バラツキ。
討議内容：受入検査の厳格化（A案）か、取引先への改善要求（B案）かで意見が割れた。
決定事項：A・Bの併用。受入検査は2/1から強化、取引先には2/5までに改善計画を要求。
課題：受入検査強化に伴う検査員の追加配置（1名）が必要。人事と要相談。
| No | 内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | 受入検査強化要領の策定 | 品質保証部 鈴木 | 1/29 |
| 2 | 検査員1名追加の人事相談 | 製造部 田中課長 | 1/22 |
| 3 | 取引先への改善計画要求書送付 | 調達部 佐藤 | 1/20 |
まずは「考え方ガイド」で文字起こしツールの選び方と用途別の使い分けを確認。または、プロンプトページから3用途のいずれかを選んでスタート。